Rekisterin tietosuojaseloste

Sisällysluettelo
  1. Rekisterinpitäjä ja yhteyshenkilö
  2. Rekisterin nimi ja rekisteröidyt
  3. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
  4. Käsiteltävät henkilötiedot
  5. Säännönmukaiset tietolähteet
  6. Henkilötietojen suojaaminen ja tietoturva
  7. Henkilötietojen luovutukset ja siirrot
  8. Henkilötietojen säilytysaika
  9. Jäsentietojen profilointi
  10. Rekisteröidyn oikeudet
  11. Oikeus valittaa valvontaviranomaiselle
  12. Yhteydenotot
  13. Muutokset tietosuojaselosteeseen
1. Rekisterinpitäjä ja yhteyshenkilö

Suomen kieltenopettajien liitto SUKOL ry, Ratamestarinkatu 11, 00520 Helsinki

Yhteyshenkilö: toiminnanjohtaja Anna Halme, anna.halme@sukol.fi, 0404873604

2. Rekisterin nimi ja rekisteröidyt
Jäsenrekisteri

Rekisterissä käsitellään SUKOL ry:n jäsenyhdistysten nykyisten ja entisten jäsenten tietoja. Lisäksi rekisterissä käsitellään SUKOL ry:n ja Sukol-Palvelu Oy:n yhteistyökumppaneiden ja asiakkaiden yhteyshenkilöiden yhteystietoja.

3. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Rekisterin avulla pidetään yllä rekisteröityjen jäsenten tietoja jäsenyyden aikana. Tietoja päivitetään jäsenen tekemien muutosten pohjalta. Osoitetietoja voidaan käyttää kieltenopetukseen liittyvään tiedon välitykseen, mikäli jäsen ei ole kieltänyt asiaa jäseneksi liittyessään tai myöhemmin. Rekisterissä dokumentoidaan myös päättyneet jäsenyydet, mikäli jäsen ei pyydä niitä erikseen poistamaan. Henkilötietojen käsittelyn perusteena on yhdistyksen lainsäädännöllinen velvoite ylläpitää jäsenrekisteriä.

4. Käsiteltävät henkilötiedot

Rekisterissä käsitellään yhdistysten jäsenten henkilö-, yhteys- ja koulutustietoja sekä muita jäsenyyteen liittyviä tietoja. Tiedot ovat:

  • Rekisteröidyn etu- ja sukunimi
  • Rekisteröidyn syntymäaika
  • Rekisteröidyn osoite, postinumero ja -toimipaikka
  • Rekisteröidyn sähköpostiosoite
  • Rekisteröidyn puhelinnumero
  • Rekisteröidyn tutkinto
  • Rekisteröidyn opetuskielet
  • Rekisteröidyn koulumuoto ja -asteet
  • Rekisteröidyn jäsenyhdistykset
  • Tieto siitä, mistä rekisteröity sai tietoa jäseneksi liittymisestä
  • Rekisteröidyn suostumus siihen, että osoitetietoja saa käyttää kieltenopetukseen liittyvän tiedon välittämiseen.
5. Säännönmukaiset tietolähteet

Jäsenrekisteriin kirjattavat tiedot saadaan jäsenyyttä hakevalta henkilöltä hänen täyttäessään jäsenhakemuslomakkeen. Jäsenyyteen liittyvät muutostiedot saadaan jäseneltä.

6. Henkilötietojen suojaaminen ja tietoturva

Sähköisesti käsiteltävät henkilötiedot on suojattu ja tallennettu Flo Apps Oy:n ylläpitämään jäsenrekisterijärjestelmään, johon on pääsy vain henkilöillä, jotka tarvitsevat tietoja jäsenyyden hoitamiseksi. Määritellyillä henkilöillä on henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat.

Henkilötiedot on suojattu ulkopuoliselta käytöltä. Jäsenellä on henkilökohtainen käyttäjätunnus ja salasana, jolla hän voi tarkistaa tietonsa ja muuttaa niitä.

Liitto ylläpitää tapahtumiin liittyvää osallistuja-  ja kouluttajarekisteriä. Tiedot säilytetään luottamuksellisina. Rekisteri on koulutussihteerin tietokoneella. Liitto maksaa työryhmiin osallistuville jäsenille palkkiota. Palkkioista ylläpidetään rekisteriä, joka on toiminnanjohtajan tietokoneella.

7. Henkilötietojen luovutukset ja siirrot

Henkilöiden osoitetietoja voidaan luovuttaa kieltenopetukseen liittyvän tiedon välittämiseen, mikäli rekisteröity on antanut siihen luvan. Henkilötietoja voidaan siirtää palveluntarjoajalle jäsenrekisterijärjestelmän ylläpitämiseksi. Jäsenrekisterijärjestelmää ylläpitävä palveluntarjoaja voi siirtää henkilötietoja lainsäädännön ja tämän tietosuojaselosteen mukaisesti.

Rekisteriin tallennettuja tietoja ei luovuteta EU-alueen tai ETA:n ulkopuolelle.

8. Henkilötietojen säilytysaika

Henkilötiedot säilytetään rekisterissä niin kauan kuin rekisteröity on liiton jäsen. Jäsenyyden päättymisen jälkeen henkilötietoja säilytetään enintään vuoden ajan. Henkilötietoja voidaan säilyttää myös pidempään, jos lainsäädäntö sitä edellyttää. Palkka-  ja palkkiotiedot säilytetään lain määräämän ajan. Tapahtumien osallistujatiedot säilytetään enintään viisi vuotta.

9. Jäsentietojen profilointi

Liitto voi tehdä jäsentietojen perusteella poimintoja/ajoja, joiden avulla saadaan kohdennettua jäsenpostituksia ja markkinointiviestejä.

10. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus kieltää osoitetietojensa käyttö kieltenopetukseen liittyvään tiedon välitykseen.

Rekisteröidyllä on oikeus:

  • saada tietoa henkilötietojensa käsittelystä
  • tarkistaa itseään koskevat henkilötiedot
  • vaatia virheellisen tiedon oikaisua ja tietojen täydentämistä

Rekisteröidyn tulee esittää edellä mainitun oikeuden toteuttamista koskeva pyyntö kirjallisena rekisterin yhteyshenkilölle.

11. Oikeus valittaa valvontaviranomaiselle

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus asianomaiselle valvontaviranomaiselle, mikäli katsoo, että hänen henkilötietojaan ei ole käsitelty tietosuojalainsäädännön mukaisesti.

12. Yhteydenotot

Rekisteröidyn tietojen käyttämistä koskevat pyynnöt ja kysymykset tulee tehdä sähköpostitse rekisteriselosteessa ilmoitetulle yhteyshenkilölle.

13. Muutokset tietosuojaselosteeseen

Tietosuojaselostetta voidaan päivittää lainsäädännön tai käytäntöjen muuttuessa. Tämä seloste on laadittu ensimmäisen kerran 7.5.2018, ja sitä on päivitetty viimeksi 1.12.2023.